ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องออกใบกำกับภาษี เมื่อเกิดความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มขึ้น ซึ่งมีเงื่อนไขหลักดังนี้

• กรณีขายสินค้า – ความรับผิดเกิดขึ้นเมื่อมีการส่งมอบสินค้าให้แก่ผู้ซื้อ ไม่ว่าจะได้รับชำระเงินแล้วหรือไม่
• กรณีให้บริการ – ความรับผิดเกิดขึ้นเมื่อได้รับชำระเงินค่าบริการแล้ว
• การนำสินค้ามาใช้เอง – เช่น ดึงสินค้าจากสต็อกมาใช้ในกิจการหรือเพื่อประโยชน์ส่วนตัว ก็ต้องออกใบกำกับภาษีเช่นกัน
• การขายสินค้าหรือให้บริการในลักษณะพิเศษ – เช่น การขายผ่อนชำระ การให้บริการต่อเนื่อง ต้องออกใบกำกับตามที่กฎหมายกำหนด
• รับเงินมัดจำ/ล่วงหน้า – การรับชำระค่าสินค้าหรือค่าบริการบางส่วน ความรับผิดเกิดขึ้นในวันที่ได้รับเงิน
• ส่งออกสินค้าหรือบริการ – ความรับผิดเกิดขึ้นเมื่อส่งออกจริง หรือเมื่อให้บริการเสร็จสิ้น